Datum: Meeden 15 maart 2023

Privacyverklaring en geheimhouding

1.    In deze privacyverklaring staat beschreven welke gegevens we verwerken, waarom en hoe wij hiermee omgaan.

2.    We hebben geen Functionaris Gegevensbescherming (FG); onze contactpersoon is te bereiken via het kerkelijk bureau of de scriba (commissie@pknmeeden.nl)

3.    De protestantse gemeenschap te Meeden maakt deel uit van de Protestantse gemeente te Oost-Groningen. Deze gemeente is een van de ruim 1800 plaatselijke gemeentes van de Protestantse Kerk Nederland en houdt zich bezig met kerkelijke activiteiten waaronder het organiseren van kerkdiensten, bijeenkomsten en pastoraat.

Wij verwerken de volgende gegevens:

4.    Voor- en achternaam, adres, postcode en woonplaats; telefoonnummers; geslacht; data van geboorte, doop, belijdenis en huwelijk; wijzigingen in de burgerlijke staat en daarnaast de gegevens over gezinssamenstelling. Ook voeren we administratie over de toezeggingen van vrijwillige bijdragen. Regelmatig worden foto’s gemaakt van activiteiten.

Voor het verwerken van verhuizingen en wijzigingen in de burgerlijke staat krijgen wij gegevens o.a. uit de Gemeentelijke Basis Administratie via de Stichting Interkerkelijke Ledenadministratie (SILA). Hiervoor hebben leden in het verleden toestemming gegeven.

We verwerken de gegevens voor de volgende doelen

5.    a. Vanwege wettelijke verplichting.

        b.Om onze taak als Kerk te kunnen uitvoeren: om de onderlinge band in de gemeente te versterken publiceren wij bijzondere gebeurtenissen, zoals verjaardagen van gemeenteleden, ziekenhuisopnames, huwelijksjubilea, huwelijk, geboorte en overlijden en  verhuizing naar, binnen en uit onze gemeente. Het sturen van geboorte-, trouw- en rouwkaarten zien we als schriftelijke toestemming tot publicatie.
Bij ziekenhuisopname wordt specifiek gevraagd welke gegevens verspreid mogen worden.
Foto’s worden gebruikt om sfeer te geven aan onze publicaties.

Rechten

6.    Om van uw rechten gebruik te kunnen maken neemt u contact op met het kerkelijk bureau of de scriba (commissie@pknmeeden.nll of).

7.    U heeft het recht om inzicht te krijgen welke gegevens wij van u verwerken en welke personen inzicht hebben in deze gegevens.

8.    U heeft het recht om uw gegevens of een deel daarvan te laten wijzigen of verwijderen voor zover ze niet wettelijk verplicht zijn. U kunt uw bezwaar kenbaar maken tegen het publiceren van uw gegevens.

9.    Om uw rechten uit 7 en 8 te kunnen uitvoeren zijn wij genoodzaakt uw identiteit vast te stellen.

10.    Als u oordeelt dat wij inzake uw gegevens onterecht handelen kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Verwerker

11.    Door de Protestantse Kerk Nederland (PKN) worden persoonsgegevens verwerkt in het Leden Registratie Programma (LRP), deze gegevens zijn door ons aan hen verstrekt. Er bestaat een verwerkingsovereenkomst tussen de PKN en ons.

Geheimhouding, bewaring en beveiliging

12.    We betrachten geheimhouding van alle als zodanig aan ons toevertrouwde gegevens.

13.    De gegevens zullen niet worden verstrekt aan derden tenzij door de wet verplicht.

14.    Gegevens worden door De Protestantse Gemeente Meeden niet gebruikt voor andere doeleinden dan beschreven in artikel 5.

15.    Gegevens worden vernietigd zodra er geen reden is tot bewaring door wettelijke verplichtingen of archivering.

16.    Wij dragen zorg voor passende technische en organisatorische maatregelen om de gegevens te beveiligen tegen verlies en diefstal.

Sub-verwerkers

17.    Voor opslag van de gegevens kunnen we gebruikmaken van externe binnen de EU gesitueerde servers, met deze partijen heb

ben we een verwerkingsovereenkomst volgens de AVG richtlijnen.

Datalekken

18.    In geval van datalekken en/of kwijtraken van gegevens zullen wij direct maar in ieder geval binnen 72 uur bericht geven aan de betrokkenen en indien daartoe verplicht aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).